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国际会议策划目的及注意事项

UPTATED::2015/07/10

可以毫不夸张地说,每一个国际会议?#38469;?#19968;个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异.从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际雠已属不易.会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议的高座雄辩中保持一致,善始善终,更费周折.下面了解一下国际会议策划目的及注意事项.

    何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣.如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尬尴,使代表们感到遗憾.国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到旅游,无不一一涉及.它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成.进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是"跟着感觉去走",走一步看一步,就难保不出问题.对国际会议要预做认真策划的目的是:

    一、有条不紊地进行工作.有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念.

    二、预见可能遇到的困难.?#20174;?#32504;缪.策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性.

    三、对各?#20013;?#35201;做出估计.兵马未动,粮草先行.国际会议需要充分的人力、物力和财力支持.有了规划才能估计到各?#20013;?#35201;的种类、数量?#32479;?#29616;的时间,预做准备,防?#21152;?#26410;然.国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益.

    国际会议策划需要注意:

    一、及早动手.通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始.策划是个渐进的过程.在构思和酝酿阶段中,策划的雏?#38382;?#38469;上也在形成,只是待筹备进行到一定阶?#38382;?人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出.经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需要留出?#33268;邸?#20462;改和审批的充分时间.

    二、全面考虑.国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失.如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使用权与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿.智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力.特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失?

    三、订出落实的时间表.为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表.这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳.经验证明,掌握以下两个环节是关键:

    1.会议请柬发出的时间;

    2.代表抵达和签到的时间.

    会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志.很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费?#33539;?#21644;落实之前,就发出请柬.代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开?#38469;抵?#24615;活动的另一重要标志.因此,如能科学地?#33539;?#21457;出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动.

    四、借助他山之石.对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物.我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划.别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅.有时,"与君一席谈胜读十年书",也不妨一试.


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原文标题:国际会议策划目的及注意事项
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