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会议策划书步骤及各种会议类型组织介绍

UPTATED::2015/07/22
《会展新周刊》资料补充:会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面?#22411;?#30772;,有新意、有创意才行。
1、具体分析各种情况作出最完美的会议策划;
2、根据会议的级别,选择会议举办地;
3、根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;
4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。
 
研讨会议
研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。
会场——除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体?#21046;?#31561;精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。
关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休?#23567;?#22242;队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。
 
培训会议
培训会议也是专业型会议,通常是企?#30340;?#37096;或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高?#20998;?#30340;休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。
 
  社团会议
社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮?#25165;?#31561;。
 
  公益性/技术性论坛
此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传?#37066;?#32773;招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。
 
  订货交流会议
此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展?#34892;模?#24102;有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型?#39057;輟?#32452;织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置
 
 
一、 会名
二、 会议时间:年x年X月X日至X日,会期天
三、 会场地点及主会场
四、 参加人员和人数
五、 大会:
六、 负责人:
七、 议题和:
八、 其他活动:
九、 后勤服务?#25165;?/div>
十、 经费预算::
十一、 ?#37066;?#20250;议
十二、 工作程序表:
十三、 会议主题报告
十四、  领导人的开幕词、闭幕词、
十五、 准备在会上交流的典型
十六、 准备作大会重点发言的
十七、 需提交给与会人员参考的各种材料
十八、 提前寄发,主要是内要、需要基层充分讨论的文件
十九、 报到时发放,就是将资料提前分装在会议资料袋中,在报到时发放。
二十、 发出会议通知
二十一、 后勤服务
二十二、 布置会场
二十三、 ?#25165;?#21457;言
二十四、  会议记录
二十五、 起草、修改会议文件,准备总结发言
二十六、 会间后勤服务
二十七、 会后的文字工作
二十八、 材料的收集和归档
二十九、 会议后勤服务的工作
三十、会务工作总结

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原文标题:会议策划书步骤及各种会议类型组织介绍
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